Case Study – Rozszerzenie systemu do rejestrowania odbioru korespondencji papierowej.

Charakterystyka klienta

Firma zajmująca się realizacją dużych prac z zakresu budowania infrastruktury drogowej. Organizacja wielooddziałowa o skomplikowanej strukturze organizacyjnej, w ramach której pojawiają się niezliczone ilości dokumentów, a ich obieg w ramach korespondencji konieczny jest do realizacji bieżących zadań.

Zobacz na czym polegał problem

Na czym polegał problem?

W firmie wdrożony jest system Innotion Workflow, jednak nie wszystkie dokumenty mogą w organizacji występować tylko w formie elektronicznej, część z nich wymaga złożenia podpisów lub wielkość dokumentu jest na tyle duża, że nie jest on zamieniany na wersję elektroniczną (nie jest skanowany). Z tego względu część dokumentów musi zostać odebrana z kancelarii przez osoby, do których te dokumenty są adresowane. W momencie odbierania dokumentów powinny mieć miejsce następujące zdarzenia:

  1. Powinna powstać lista wydawanych dokumentów.
  2. Odbiór dokumentów powinien być potwierdzony przez osobę odbierającą.
  3. Informacja, kto odebrał dokumenty, powinna być zarejestrowana w systemie.

Co zrobiliśmy?

W ramach rozszerzenia funkcjonalności systemu Workflow zaproponowaliśmy klientowi integrację z systemem kart dostępowych, który istnieje w organizacji klienta. Ponieważ odbierane dokumenty są już zarejestrowane w systemie i posiadają swoje kody kreskowe, proces wydawania dokumentów wygląda w następujący sposób:

  1. Kancelarzysta skanuje skanerem kodów kreskowych kody z dokumentów do wydania – w ten sposób realizujemy wymaganie A.
  2. Osoba odbierająca korespondencję przykłada swoją kartę dostępową do czytnika kart – w ten sposób realizujemy wymaganie B.
  3. System automatycznie zamienia informację z karty na informację o użytkowniku (jest zintegrowany z systemem dostępu) – w ten sposób realizujemy wymaganie C.

Zobacz co osiągnęliśmy

Co osiągnęliśmy?

Po zakończeniu procesu rozszerzenia systemu osiągnięte zostały następujące efekty biznesowe:

  • Szybkie wydawanie dokumentów do użytkowników.
  • Rejestracja zdarzenia wydania i informacja kto posiada oryginalne dokumenty jest przechowywana w systemie.
  • Szybki dostęp do informacji i losach dokumentu.

Skontaktuj się z nami

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl