Zarządzanie procesami – niech efektywność Twojej firmy rośnie

Zainteresowanie zarządzaniem procesami rośnie. Coraz częściej kadra zarządzająca dostrzega drzemiący w nim potencjał i wykorzystuje go, aby zwiększyć efektywność firmy. Jak zarządzać procesami, aby korzyści były jak największe?

Dlaczego właśnie zarządzanie procesami?

Właściciel firmy czy managerowie mogą skorzystać z palety różnorodnych narzędzi, aby osiągnąć zamierzony cel, np. zwiększyć efektywność firmy. Jednym z narzędzi jest zarządzanie procesami. Jego koncepcja znacząco różni się od tradycyjnego modelu zarządzania, w którym to zarządza się pojedynczymi komórkami organizacyjnymi, zatem np. działami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie. Jak sama nazwa wskazuje, w przypadku zarządzenia procesami kadra zarządzająca koncentruje się na procesie, czyli czynnościach, w wyniku których powstaje gotowy produkt lub usługa. W procesie tworzenia produktu lub usługi najczęściej bierze udział wiele działów.

Dlaczego zarządzanie procesowe cieszy się taką popularnością? Często spotykanym w dużych firmach problem jest niewystarczająca komunikacja między działami. Rozwój nowoczesnych technik komunikacji i wykorzystanie komputerów przy produkcji spowodowało, że firmy mogą gromadzić ogromne ilości danych związanych z procesem tworzenia, a następnie poddać je skrupulatnej analizie. To natomiast spowodowało, że dziś zarządzanie procesami jest uznawane za klucz do poprawienia efektywności firmy.

Zmienić sposób postrzegania firmy

Wykorzystując zarządzanie procesami, możliwe jest podniesienie efektywności firmy. Gdy pracownicy koncentrują się na procesie, nie zaś na tym, aby ich dział osiągnął cel, produkt końcowy (lub usługa) zostaje stworzony w założonym terminie (wyeliminowane zostają opóźnienia) i zadowala klienta (bo odpowiada na jego potrzeby). Jednocześnie koszt procesu ma odwzorowanie w jego jakości – firma nie traci, ale zarabia.

Aby podnieść efektywność firmy i wdrożyć zarządzanie procesami, niezbędne jest skoncentrowanie się na pracownikach. Na co dzień pracują oni w poszczególnych działach, gdzie wykonują swoje obowiązki. Większość z nich może nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, jak ważną funkcję pełnią w procesie produkcji. Uświadomienie im tego oznacza zmianę ich dotychczasowego sposobu pracy – przestają oni koncentrować się na osiąganiu celów przez dział, w którym pracują.

Jak wdrożyć zarządzanie procesami?

Przemodelowanie dotychczasowego sposobu pracy należy zacząć od wnikliwej analizy aktualnego stanu. Ponieważ współczesne firmy korzystają z nowoczesnego oprogramowania, nie muszą gromadzić dane – baza do dalszej pracy jest w zasięgu osób kadry zarządzającej.

Aby wdrożyć optymalne rozwiązania, które poprawią efektywność firmy, konieczne jest wykonanie następujących kroków:

  • Mapowanie procesu. Graficzne przedstawienie procesu uwzględnia wszystkie działy biorące w nim udział oraz ich wzajemne powiązania. Na tym etapie możliwe jest też wychwycenie i zdefiniowanie problemów.
  • Modelowanie procesu. Przygotowanie modelu procesu pozwala na analizę przebiegu procesu – możliwe jest wskazanie czynności wykonywanych jako pierwsze, kolejne i ostatnie.
  • Optymalizacja procesów. Nie zawsze wdrożone rozwiązanie się sprawdzają. Z czasem zmianie mogą ulec potrzeby klientów. Wówczas konieczne jest ponowne przyjrzenie się dotychczasowym rozwiązaniom.

Podejście procesowe w zarządzaniu sprawdza się, ale jego wdrożenie w firmie to proces długotrwały. Obok przeanalizowania dotychczas stosowanych rozwiązań, niezbędne jest także przygotowanie pracowników. Wysiłek jednak się opłaca – jego efektem jest sprawniejsze działanie przedsiębiorstwa, które odzwierciedla się w jego pozycji na rynku oraz jego wartości.

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl