Workflow, czyli przepływ pracy – co to jest tak naprawdę?

Na samym początku należy wyjaśnić, czym jest ostatnio bardzo popularny i coraz częściej stosowany workflow.

System Workflow to w tłumaczeniu na język polski przepływ pracy. Określenie „system workflow” odnosi się właściwie do każdego aspektu w życiu. Warto zastanowić się nad tym, czym tak naprawdę jest ten proces, na jakie dziedziny oddziałuje i jak je kształtuje.

System Workflow to jeden z najbardziej znanych i najczęściej stosowanych sposobów zarządzania grupą, zespołem ludzi w konkretnej strukturze. Jak w skrócie, jaśniej i prościej określić ten system? To spojrzenie na organizację pracy. Oznacza to, że szefowie, managerowie i kierownicy rozdzielają zadania pomiędzy swoich podwładnych, kierując się wcześniej ustalonymi, twardymi zasadami oraz wytycznymi. Jak to wygląda z punktu widzenia pracownika? Każdy zostaje poinformowany o tym, jakie czynności, czy zadania będzie wykonywać - zazwyczaj dotyczą one przepływu dokumentów w firmie.

Jak wygląda proces zarządzania, czyli system Workflow?

W kontekście procesów komputerowych, w których również obowiązuje system Workflow, znajdziemy informacje, że to pewnego rodzaju oprogramowanie, które w znacznym stopniu wspomaga pracę zespołu. Oprogramowanie to pozwala na określenie ról, jakie w przetwarzaniu dokumentów elektronicznych pełnią dane osoby, a także jakie są stany pośrednie każdego z dokumentów. By jeszcze prościej wytłumaczyć ten informatyczny język, możemy posłużyć się przykładem dokumentu związanego z delegacją kilku osób na określone spotkanie.

Krok po kroku:

  • pierwsza osoba uzupełnia dane dotyczące miejsca, do którego pracownicy mają dojechać (tworząc w ten sposób dokument zgłoszenia delegacji) i przekazuje dokument do osoby realizującej kolejny etap zadania;
  • druga osoba ustala szczegóły wyjazdu i tworzy dokument delegacji - ten trafia do osoby decyzyjnej w tej kwestii;
  • kolejna osoba akceptuje przesłane w dokumencie propozycje i zatwierdza zadanie w systemie;
  • pracownicy, którzy mają odbyć delegację, uzyskują dostęp do tej informacji i mogą zrealizować zadanie zgodnie z ustalonymi w wytycznymi.

W przykładzie wyraźnie widać etapy powstawania pisma, a także zmianę statusów dokumentów.

Dlaczego warto stosować system Workflow i dzięki czemu zyskał szybko taką popularność?

Najważniejszą przesłanką jest to, że dzięki stosowaniu najnowszych technologii nie każde zadanie musi być wykonywane za pomocą ludzkich rąk - dziś bardzo sprawnie mogą nas wyręczać komputery.

Ze względu na to, że pewne działania zostają zautomatyzowane w organizacjach, uzyskują one możliwość zaoszczędzenia czasu wszystkich pracowników - zarówno wyższego jak i niższego szczebla. Przede wszystkim jednak system Workflow pozwala na ograniczenie kosztów związanych z pracą ludzką.

Za sprawą zastosowania systemu zarządzania przepływem pracy, można się skupić na jeszcze lepszym rozdzielaniu zadań, względem kwalifikacji poszczególnych pracowników. Programy Workflow, ich opis, a także propozycje stworzenia systemu specjalnie dla Twojej firmy znajdziesz tutaj.

System Workflow to nie tylko program czy narzędzie, które pozwoli nam na szybszy obieg dokumentów pomiędzy wszystkimi członkami danej organizacji. To również program, który daje nieograniczone możliwości zarządzania procesami biznesowymi.

Oprogramowanie jest dedykowane głównie użytkownikom, których branże można wyróżnić na podstawie konkretnych przesłanek:

  • charakter wykonywanych zadań – system wymagający zaangażowania wielu osób, również z kilku działów, w pracę nad jednym zadaniem;
  • wielkość organizacji i jej rozproszenie – rozbudowana struktura działalności, często funkcjonującej w różnych miejscach, która uniemożliwia prostą komunikację między pracownikami i tradycyjny podział pracy, a także wymaga sprawnego zarządzania i kontroli nad zachodzącymi procesami.

Programy do systemu Workflow są przygotowywane w oparciu o potrzeby konkretnej organizacji tak, by jak najbardziej usprawniały realizowane wewnątrz niej działania.

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl