Struktura organizacyjna w firmie - to naprawdę działa!

W obecnych czasach firma, która chce zaistnieć na dłużej i wyrobić sobie odpowiednią renomę, musi postawić na cykliczny rozwój wewnętrzny i zainwestować w zasoby ludzkie. Rozrastające się przedsiębiorstwo zatrudnia wielu pracowników, którzy powinni wykonywać swe obowiązki w należyty sposób, w oparciu o ergonomię pracy oraz jak najlepszą wydajność. Chaos organizacyjny nie wpływa na pozytywny wizerunek danej firmy, zaostrza konflikty oraz dezorganizuje pracę całego przedsiębiorstwa.

Wdrożenie odpowiedniej struktury organizacyjnej w firmie bywa bardzo dobrym rozwiązaniem

W tym miejscu warto poświecić kilka chwil i dokładnie przyjrzeć się definicji struktury organizacyjnej w przedsiębiorstwie. Tak naprawdę wiele osób zna to pojęcie, ale błędnie je interpretuje. Struktura organizacyjna uznawana jest za jasny i klarowny układ stanowisk pracowniczych oraz wszelkich działów i komórek organizacyjnych, które istnieją wewnątrz danego przedsiębiorstwa. Ponadto struktura precyzuje podział wszelkich przywilejów, uprawnień, kompetencji oraz odpowiedzialności za swój odcinek pracy wraz ze wskazaniem wzajemnych zależności, jakie powinny występować pomiędzy poszczególnymi pracownikami firmy.

Każda firma powinna, zatem wprowadzić konkretny podział obowiązków pracowniczych oraz skoordynować działania celem lepszej koordynacji oraz współpracy pomiędzy swymi pracownikami.

Niestety takie rozwiązanie jest bardzo trudne do realizacji. W przypadku małych oraz średnich przedsiębiorstw generuje to wiele trudności, a czasem jest wręcz niemożliwe do wykonania. Pamiętajmy, że organizacja struktury nie może być głównym zadaniem całej firmy, bowiem musi ona również działać w otroczeniu rynkowym, obsługiwać stałych klientów, pozyskiwać nowe zlecenia czy poszerzać obszary swej dotychczasowej działalności

Budowanie struktury organizacyjnej

Każda struktura organizacyjna, aby móc działać bez przeszkód, powinna zawierać kluczowe elementy, na które składa się:

  • regulamin organizacyjny,
  • charakterystyka stanowiska pracy,
  • schemat organizacyjny.

Pierwszy element z powyższych jest jawnym i ogólnodostępnym dokumentem, który reguluje wszelkie prawa i obowiązki, jakie wynikają z objęcia stanowiska w danym przedsiębiorstwie. Regulamin powinien być znany każdemu zatrudnionemu, bez względu na staż pracy, jej formę i charakter. W regulaminie należy ująć także kompetencje każdego z zatrudnionych oraz wskazać, jakie kary przewiduje się za naruszenie lub złamanie regulaminu.

Kolejnym elementem struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa jest charakterystyka każdego stanowiska, ze szczególnym wskazaniem kwalifikacji niezbędnych do jego objęcia, obowiązków, uprawnień, zakresu odpowiedzialności, a także przywilejów. Charakterystyka danego stanowiska pracy powinna także wskazywać na szczególnie pożądane cechy, które powinny występować u zatrudnionego na tym stanowisku np. terminowość, mobilność, możliwość wyjazdów w delegacje itp.

Ostatnim elementem spajającym budowę struktury organizacyjnej, jest popularne obecnie przedstawienie struktury organizacyjnej w łatwej do zapamiętania postaci graficznej.

Na co zwracać uwagę i dlaczego jest to tak ważne?

Stworzenie sprawnej struktury organizacyjnej musi opierać się na jasno wytyczonych celach działania i zasadach pracy, ze szczególnym podziałem na poszczególne stanowiska. Im mniej skomplikowana struktura organizacyjna, tym lepsza i wydajna praca, która nie implikuje chaosu organizacyjnego oraz wrażenia, „że wszyscy zajmują się wszystkich i niczym jednocześnie”. W strukturze wszelkie zadania oraz odpowiedzialność za ich wykonanie cedujemy tylko na osoby w danej dziedzinie kompetentne i potrafiące je wykonać samodzielnie. Stopień trudności pracy dopasowujemy do umiejętności i cech charakteru danego pracownika, szczególnie, gdy są to osoby oddelegowane do kierowania dużym zespołem ludzi. Dodatkowo każdy pracownik powinien podlegać tylko jednemu kierownictwu.

W strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa ważne jest też to, aby jego działanie było spójne z transformacjami rynkowo-gospodarczymi oraz warunkami zewnętrznymi.

Dynamicznie funkcjonująca struktura organizacyjna potrafi stworzyć odpowiednie warunki pracy, które pozwolą na obsługę przyszłych i teraźniejszych klientów, a także na otwarcie się na nowe wyzwania i technologie.

Powyższe działania są niestety bardzo praco i czasochłonne, co zniechęca do nich wielu dyrektorów, menadżerów oraz członków zarządu danej firmy. Jednakże warto wskazać, iż tylko sprawnie działająca struktura organizacyjna w przedsiębiorstwie pozwoli na osiągniecie przez nią sukcesu, bowiem wszelkie nasze działania bez pomocy i zaangażowania innych osób, są tylko pojedynczymi aktami. Prawdziwa potęga tkwi w zjednoczeniu sił i wspólnej realizacji zamierzonych celów.

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl