Optymalizacja procesów biznesowych? Najpierw analiza!

Procesy biznesowe mają ogromny wpływ na sprawne działanie przedsiębiorstwa. Mimo że są stosowane we wszystkich firmach, to nie zawsze efektywnie. Pierwszym krokiem optymalizacji procesów biznesowych jest ich gruntowna analiza.

Analiza – punkt wyjścia do optymalizacji procesów biznesowych

Celem każdego procesu biznesowego jest osiągnięcie założonego celu, np. wyprodukowanie i sprzedaż produktu lub zdobycie kontraktu na realizację określonych usług. W praktyce z takich procesów korzysta każda firma działająca na rynku. Ponieważ dobrze rozplanowany proces biznesowy przekłada się na zyski firmy, przyjrzenie się mu jest niezbędne.

W procesie biznesowym uczestniczą wszystkie działy, które funkcjonują w ramach firmy. W dużych przedsiębiorstwach działów jest najczęściej wiele, np.: sprzedaży, zaopatrzenia, księgowości i HR. W takiej sytuacji słabe punkty procesu biznesowego mogą ujawnić się na różnych płaszczyznach, np.:

  • Relacji, a dokładniej współpracy między działami. Przepływ informacji ma ogromne znaczenie dla pracy całej firmy. Bywa, że pracownicy koncentrują się wyłącznie na zadaniach działu, w którym pracują na co dzień – nie postrzegają swojego stanowiska jako części większej całości. Gdy przepływ informacji nie działa sprawnie, firma może stracić intratne kontrakty.
  • Technicznej – firma może nie korzystać lub korzystać w niewystarczającym stopniu z odpowiedniego oprogramowania. Ręczne wykonywanie czynności tam, gdzie proces mógłby zostać zautomatyzowany, przekłada się na niską efektywność.
  • Organizacyjnej – gdy pracownicy zatrudnieni w dziale kontaktu z klientem czy reklamacji nie mają dostępu do katalogu dobrych praktyk, rozpiętość jakości obsługi może być ogromna. Ta przekłada się zaś na budowę wizerunku firmy zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz.

Aby stwierdzić, gdzie znajdują się słabe ogniwa rzutujące na efektywność procesów biznesowych, konieczna jest wnikliwa analiza. Podczas jej przeprowadzania specjaliści powinni zwrócić szczególną uwagę na to, w jakich relacjach pozostają i jak oddziałują na siebie poszczególne działy.

Jakie obszary może obejmować optymalizacja procesów biznesowych?

Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie może odbywać się na wiele sposobów i dlatego funkcjonowanie każdego działu firmy powinno zostać gruntownie przeanalizowane. Tylko wówczas będzie możliwe wskazanie obszarów, nad którymi należy popracować.

Optymalizacja procesów biznesowych może być nastawiona na ograniczenie kosztów. Błędem byłoby jednak szukanie oszczędności jedynie w dziale zajmującym się zaopatrywaniem hali produkcyjnych w surowce – konieczne jest przyjrzenie się także innym działom. Przykładowo dział HR może w niewystarczającym stopniu współpracować z kierownictwem produkcji. Niedoprecyzowanie, przez osoby odpowiedzialne za wytwarzanie wyrobów, umiejętności, którymi powinni się posługiwać pracownicy produkcji, może skutkować zatrudnianiem zbyt dużej liczby osób. To także rodzi ogromne i zupełnie niepotrzebne koszty. Również potencjał już zatrudnionych pracowników może nie być w pełni wykorzystywany.

Aby poprawić zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie, niezbędne jest przeanalizowanie procesu, niezależnie od tego, jakie działy są zaangażowane w jego realizację. Analiza ograniczona jedynie do wyizolowanych działów nie musi przynieść oczekiwanych efektów –  może się okazać, że wdrożone zmiany nie wpływają korzystnie na proces biznesowy.

Udział człowieka w procesie biznesowym

Kadra zarządzająca może i najczęściej ma własną wizję tego, jak powinna funkcjonować firma. Nie wszystkie rozwiązania sprawdzają się jednak w praktyce. Z tego względu procesy w przedsiębiorstwie nie powinny być zarządzane arbitralnie – należy wykorzystać wiedzę osób, które na co dzień rozwiązują konkretne problemy. Podczas analizy procesów biznesowych niezbędne jest przeprowadzanie rozmów zarówno z kadrą zarządzającą, jak i szeregowymi pracownikami.

Członkowie załogi pracujący np. na linii produkcyjnej mogą mieć bardzo cenne spostrzeżenia. To właśnie oni stykają się na co dzień z różnymi problemami i wiedzą, co powoduje przestoje – ich pomysłów nie należy lekceważyć, ale skrupulatnie zanotować, a następnie przeanalizować.

Optymalizacja procesów biznesowych to szerokie zagadnienie. Analiza tego, w jaki sposób dotychczas funkcjonowała firma, to pierwszy krok do poprawy jej efektywności i konkurencyjności w branży.

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl