Obieg dokumentów w firmie – jak usprawnić system?

Sprawny obieg dokumentów w firmie często wskazuje na jakość świadczonych usług, kulturę organizacyjną oraz renomę przedsiębiorstwa. W obecnych czasach organizacje codziennie mierzą się z nieustającym napływem zamówień, faktur oraz innych dokumentów.

W wielu przedsiębiorstwach sprawne działanie obiegu dokumentów przysparza wiele trudności administracji czy kadrze menadżerskiej. Chaos organizacyjny i brak skoordynowanych działań często zaburza prawidłowy obieg dokumentów firmowych. Na powyższą sytuację wpływ ma także czynnik ludzki, bowiem o sprawny przepływ dokumentów w firmie powinni w szczególności zadbać zatrudnieni tam pracownicy. Niestety, pojawia się tutaj problem polegający na indywidualnym podejściu do tematu zarządzania przepływem dokumentów, zgodnie ze swoimi upodobaniami, każdego elementu struktury organizacyjnej.

Metodą prób i błędów?

W zasadzie występują dwie metody organizacji, które mają na celu usprawnienie systemu obiegu dokumentacji w firmie. Obie uznać można jedynie za poprawne, bowiem ich głównymi wadami jest ich czasochłonność, duże prawdopodobieństwo popełnienia błędu np. zagubienia dokumentu, oraz przymus angażowania i wdrażania w działania sporej części personelu.

Pierwsza metoda polega na archiwizowaniu dokumentów, czyli gromadzeniu ich do wydzielonych teczek, segregatorów, szuflad oraz raportowaniu ich stanu fizycznego w dedykowanej księdze rejestrowej. Jest to metoda żmudna, zabiera mnóstwo czasu oraz bywa zawodna. Nie wspominając już o tym, że papierowe archiwum może łatwo ulec zniszczeniu.

Druga metoda, odrobinę lepsza od pierwszej, polega na zaangażowaniu odpowiedzialnego personelu, którego zadaniem jest przyjęcie dokumentacji oraz stworzenie jej kopii zapasowych. Kopie znajdują swoje miejsce w folderach komputerowych oznaczonych konkretnymi symbolami. Foldery te mają nazwy, wchodzą w poczet katalogów oraz są ułożone chronologicznie. Pracownicy działają także w chmurze, która gromadzi wszystkie zapisane dokumenty na wypadek awarii komputerów czy sieci (np. wskutek wyładowań elektrycznych) oraz utraty danych.

Lepiej wybrać sprawdzone rozwiązania

Najlepszym i najnowocześniejszym rozwiązaniem optymalizacyjnym przepływ dokumentów w firmie jest zakup dedykowanych temu aplikacji, które mają na celu bezpośrednie wsparcie elektronicznego obiegu dokumentów. Takie działanie przynosi wymierne korzyści już pierwszego dnia użytkowania, gdyż określone przedsiębiorstwo uzyskuje znacznie lepszy, sprawniejszy i łatwiejszy dostęp do wszelkiego rodzaju informacji oraz dokumentacji, również projektów realizowanych w latach ubiegłych.

Nowoczesna aplikacja przechowuje dane dotyczące dawnych i obecnych klientów, partnerów biznesowych, trwających i zakończonych projektów, ewidencji zakupionych i planowanych do zakupu urządzeń, dokumentów bankowych, kredytowych, a także ubezpieczeniowych. Dodatkowymi zaletami tego rozwiązania jest usprawnienie pracy całej firmy, bez potrzeby angażowania i szkolenia wielu pracowników. Ponadto dokonuje się tutaj optymalizacja przepływu informacji. Wszystko jest przekazywane na bieżąco i bardzo sprawnie, a co ważne, nowoczesne aplikacje, które służą usprawnieniu przepływu dokumentacji w firmie, mają na celu monitorowanie procesu na każdym jego etapie, wyłączając czynnik ryzyka w postaci zagubienia czy przeoczenia czegokolwiek. Wszystko to skutkuje zmniejszeniem kosztów operacyjnych, które występują w przypadku stosowania tradycyjnego systemu obiegu dokumentacji w firmie.

Warto zatem skorzystać z oferowanych przez nas – bardzo nowoczesnych i zaawansowanych technologicznie - form do usprawniania systemu obiegu dokumentacji. Więcej szczegółów znajdą Państwo tutaj.

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl