Czym są procesy biznesowe?

Procesy biznesowe, czyli zadania, jakie trzeba wykonać, aby osiągnąć zamierzone cele, są realizowane w każdej firmie. Na czym one polegają? Jak pomagają w prowadzeniu firmy i realizacji założonych planów?

Czym jest proces biznesowy?

Pojęcie „proces” jest używane bardzo powszechnie. Mówi się o procesach sądowych czy procesach życiowych. W każdym przypadku jest to po prostu ciąg pewnych zmian lub czynności. Jak zatem należy rozumieć termin „proces biznesowy”? Funkcjonujących definicji jest wiele, ale wszystkie sprowadzają się do tego, że proces biznesowy, to pewna pula zadań, których realizacja pozwala osiągnąć zamierzony cel.

Choć procesy biznesowe występują w każdej firmie, nie zawsze są stosowane świadomie przez właściciela lub kadrę zarządzającą. Tymczasem zlekceważenie lub przyłożenie niedostatecznej uwagi do procesów biznesowych może spowodować, że przedsiębiorstwo będzie borykać się z poważnymi problemami, np. nie będzie nadążało z realizowaniem zamówień otrzymanych od klientów.

Co składa się na proces biznesowy?

Każdy proces biznesowy składa się z pewnych elementów. Ich wskazanie jest niezbędne, aby wyeliminować przeszkody, które uniemożliwiają pełen rozwój firmy. Badacze procesów biznesowych wskazują, że ilość elementów zależy głównie od branży i sposobu działania firmy. Najczęściej mowa jednak o:

  • właścicielu (kadrze zarządzającej) – jako pomysłodawca firmy, ma wizję jej rozwoju i funkcjonowania na rynku,
  • celu (lub celach) – każdy biznes powstaje w konkretnym celu, przy czym podstawowym jest chęć osiągnięcia przez właściciela zysku,
  • danych wejściowych i wyjściowych – aby stworzyć produkt (dane wyjściowe), potrzebne są surowce lub półprodukty (dane wejściowe),
  • przebiegu – gdy firmę tworzy więcej niż jedna osoba (np. w firmie funkcjonują działy), każda ma swoją rolę i obowiązki do wykonania,
  • odbiorcy – klienci, którzy są odbiorcami gotowych produktów lub usług.

Aby usprawnić procesy biznesowe w firmie, współcześnie powszechnie wykorzystuje się narzędzia informatyczne. Dzięki specjalnym programom możliwe jest usprawnienie np. kontroli stanów magazynowych. Również przekazywanie zamówień między działami, które będą je przetwarzać, odbywa się sprawniej. Warto pamiętać, że zamówienie jest istotne nie tylko dla działu produkcyjnego – powinno dotrzeć także do osób odpowiedzialnych za zaopatrzenie (które zakupią niezbędne surowce lub półprodukty) oraz działu logistycznego, który zajmie się dostarczeniem gotowych produktów do klientów.

Dlaczego proces biznesowy jest tak ważny?

W firmie, która zatrudnia dziesiątki czy setki osób, musi dojść do wydzielenia kompetencji. Każdy dział będzie miał do wykonania konkretne zadania, np.:

  • właściciel i wyznaczone przez niego osoby kierują całą firmą – to proces zarządczy,
  • dział zaopatrzenia współpracuje z działem produkcji, a także osobami odpowiedzialnymi za marketing, sprzedaż towarów i ich dostarczanie do klientów (logistyka) – wszystkie te działy współtworzą dział operacyjny, a efektem ich pracy jest powstanie np. produktów, które następnie trafiają do klientów,
  • dział HR poszukuje, a następnie zatrudnia pracowników, współpracując przy tym z księgowością, która dba o rozliczenie firmy przed urzędami.

Oczywiście w firmie może działać więcej sekcji, np. prawna, której zadanie sprowadza się do analizy umów z kontrahentami i przeprowadzania działań windykacyjnych. Aby proces biznesowy przebiegał sprawnie, wszystkie działające w strukturze firmy działy muszą ze sobą współpracować.

Nieefektywne działanie procesu biznesowego przekłada się także na większe koszty, które ponosi firma w związku ze swoją działalnością na rynku. Koszty może generować np. zatrudnianie większej ilości pracowników, niż jest to konieczne. Także brak płynnego przepływu informacji między działami przekłada się na kondycję firmy – marnować mogą się zapasy magazynowe, a ma to miejsce np. w zakładach produkcyjnych działających w branży spożywczej. Gdy brakuje współpracy między działami, tworzą się przestoje, problemy z realizacją zamówień czy zdobywaniem nowych klientów – firma nie zarabia lub zarabia mniej, niż mogłaby.

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl